Mosaik Educationi paljud kontorid

2,5+ aastat kaugel oleva meeskonnana: mõned õppetunnid Mosaik Educationist

COVID-19 on tähendanud olulisi muudatusi selles, kuidas me töötame organisatsioonide vahel, meeskondade sees ja üksikisikutena - ja see tõenäoliselt jätkub. Mosaik Education loodi kauge meeskonnana, nii et siin on mõned õppetunnid meie kogemusest.

Alustuseks mõni vastutusest loobumine. Oleme hoidnud seda lühikest ja esiletõstetud põhisõnumeid rasvases kirjas, kuna paljud inimesed on lastega seotud + tööl jne. Seetõttu palun vabandust lühiduse pärast.

Teiseks ei ole see mingil juhul autoriteetne, samuti pole Mosaiki kaugkogemus täiuslik ja ei tohiks ka oodata, et teie oma oleks. Tegelikult tuletas selle ajaveebi kirjutamine meelde paljusid asju, mida me tegema peaksime!

Lõpuks, paljud esile tõstetud põhimõtted ei ole uued, kuna need on üldised head tavad. Selle asemel vaadake seda kui alust oma meeskonna põhimõtete kaugseadistuses hoidmiseks.

Taust: kuidas toimub Mosaiki meeskonna seadistamine?

Mosaiki meeskond koosneb täistööajaga ja osalise tööajaga töötajatest, konsultantidest, vabatahtlikest ja nõustajatest. Tavaliselt töötame üle kolme või nelja ajavööndi, ehkki mõnikord oleme jõudnud kuuele! Meeskonna liikmed saavad töötada mis tahes kellaajal, kui nad a) annavad kogu oma töö ja b) liituvad regulaarsete meeskonnakoosolekutega.

Meil pole peakontorit. Kui meeskonnaliikmed kohtuvad kohapeal, kui nad asuvad samas linnas, tehakse 95% Mosaiki meeskonnatööst eemalt. Selle asemel on meie kontor tööriistade kogu: Google Drive, Slack, Withby, Zoom, Trello, Miro. Me kasutame e-posti nii vähe kui võimalik.

1. õppetund: määratlege ja arendage võimalusi usalduse ja positiivsete suhete loomiseks - võib-olla rohkem kui arvate, et vajate

Oluline on eelnevalt teadvustada, et igapäevast isiklikku suhtlemist on tõesti keeruline taastada. Niisiis tähendab see meie jaoks mõistmist, mida me saame isiklikust suhtlemisest, ja mitmete väikeste muudatuste tuvastamist.

Jätke sotsiaalseks suhtlemiseks aega, isegi kui see tundub pisut tehniline. Kasutage seda isiklike suhete, meeskonnakoosolekute ja väliste kohtumiste korral. Mõnikord on pikaealisuse huvides otstarbekas seda eesmärki üles ehitada või seda "mängu panna". Mosaikis toimub meie regulaarse meeskonnakoosoleku alguses kahenädalane fotokonkurss: kõik jagavad pilti oma kahest eelmisest nädalast ja meeskond hääletab parima pildi üle. Lülitasime hiljuti ümber iganädalase "lukustussoovituse" (filmid, raamatud, muusika, netisaated jne).

Juhid, proovige mitte sotsiaalset suhtlemist katkestada! Isegi kui see sööb teie väärtuslikku aega. See tasub pikaajaliselt tagasi. 'Aga kui palju aega !?' te küsite. See sõltub, kuid Mosaiki jaoks näeb see tavaliselt välja 10–15 minutit iga meeskonna koosoleku alguses.

Aju võib olla väga võimas 'tervikliku' mälu meenutamisel: sündmuste uuesti ühendamine emotsioonide, helide, lõhnade, sel ajal esinevate objektidega. Proovige tulevastes meeskonna aruteludes või võrgus toimuvates tegevustes integreerida dokumendid, lood, toimingud hiljutistest isiklikest kohtumistest, et aidata meeskonnal meelde tuletada sätteid, kus nad isiklikult suhtlesid.

Kasutage võimalust oma meeskonna kaugseade väärtuste (taas) kehtestamiseks. Hyper Islandil on selleks hea tegevus. See võimaldab teil prognoosida kaugtöö ees seisvaid väljakutseid. Samuti võib see anda meeskonnaliikmetele omanikutunde ja identiteeditunde, hoolimata töötamisest üksteisest lahus.

2. tund: meeskonna kaugsuhtluse seadistamise ja normidega iteratsiooni kulutav aeg on väärt investeering

Oma meeskonna jaoks õige seadistuse leidmine on ülioluline, kuna see, kuidas meeskond veebis suhtleb, kujundab kogu suhtluse. See mõjutab ka ülaltoodud 1. õppetunnile antud vastuste edukust. Seetõttu julgustage avatud dialoogi tööriistade ja tavade üle ning jätkake selle täpsustamist.

Üks kaugsuhtluse põhiprintsiip on see, et videokõned aitavad kaasa haaramisele, suhtlemisele ja tõhususele. Mosaikis proovime vähemalt ühe oma meeskonna kohtumist nädalas planeerida videokõnena. Videokõne etiketil on palju blogisid, nii et me ei kordu siin kõike. Kuid siin on kolm videokõnede mõtet, mida meie arvates tasub silmas pidada:

  • Ärge häbenege, kui palute meeskonna liikmetel kasutada videot, kui nad liituvad ainult heliga - kas tunneksite end mugavalt isiklikel kohtumistel, kus üks inimene on otsustanud rääkida nurgas oleva ekraani taga? Ilmselt mitte.
  • Kuid olge mõistvad ka siis, kui see pole kontrolli alt väljuvate tegurite tõttu võimalik. Mosaikil on meeskonnaliikmed Liibanonis, kus on iga päev elektrikatkestusi, mis muudavad järjepideva WiFi keerukamaks.

Viljelege tehniliste tõrgete valimise tava ja olge aktiivne lahenduste otsimisel. See kõlab ilmselgelt, kuid kõneheli kvaliteet on sisuka suhtluse jaoks ülioluline, kuid sageli on see ületatud või ignoreeritud. Selle prioriseerimine tähendab ka seda, et väärtustatakse igaühe panust, mis on eriti oluline kaugtöö korral. Kas jätkaksite isikliku kohtumisega, kui üks osaleja kuuleks vaid poolt vestlusest, kuna nad jäävad akna kaudu väljapoole kinni? Ei, see oleks väga kohmetu.

Kogemuste põhjal oleme leidnud, et teatud tüüpi videokõnetarkvara töötab paremini teatud riikides või teatud päevadel. Varem oleme koostanud videokõneplaanide A, B ja C protokolli, et liikuda läbi, kui üks ei tööta. nt Suumimine> kui ei tööta, proovige siis, kui ei tööta, proovige WhatsApi helikõnet jne. See tähendab, et me ei kaota aega erinevate rakenduste arutamiseks

Veel üks kasulikuks osutunud tööriist on olnud „Mosaiki käsiraamat“ - lühike dokument, milles on lingid asjakohaste tööriistade ja nende eesmärgi, kaustade ja kohtumiste ajakavaga. See on olnud eriti kasulik kaugjuhiste jaoks (see idee varastati LIDN-i asutajalt Jamie Pettilt).

3. tund: olge omaalgatuslikuks suhtlemiseks ja koostööks avatud alade harimisel teadlik.

Samas kontoris töötamise spontaansus on veel üks keeruline element taasloomiseks. Kaugmeeskonnad peavad looma ruumi, aja, tegevused ja (mõnikord) rollid, mis hõlbustavad spontaanset suhtlemist ja koostööd.

Mosaik püüab muuta Slacki ruumi aruteludeks, reaktsioonideks ja mitteametlikuks suhtlemiseks. Oleme püüdnud kehtestada normi, mille kohaselt Slackis kasutatakse vaikimisi avalikke kanaleid, välja arvatud juhul, kui see on a) sobimatu (nt personaliküsimused) või b) hõlmab väiksemat logistikat (nt mis kell on see suumiskõne?). See võimaldab teistel kiibistada või reageerida meeskonnaliikmete vahel edastatavale teabele. Kuid me ei ole selles alati edukad ega järjekindlad.

Muude ideede hulka, mida oleme proovinud, on nädala üks edu / esiletõstmine kanalil Slack #general, et soodustada seoseid ja suhtlemist kõigi tööpiirkondade vahel. See töötab, kuid on raske sammu pidada. Proovisime luua ka Mosaiki kontoritunde, kui üksikisikud pääsevad WhatsApp / Skype'i kaudu kiirkõnele. See ei töötanud meie jaoks, kuna sõiduplaanid muutusid paljude osalise tööajaga rollide ja ajavöönditega. Kuid see võib teie jaoks töötada.

Mõelge sellele, kes võiks sama füüsilise ruumi jagamise asemel toimida meeskonna suhtluse lõimijana. Mõnikord on see manager või võib digitaalruumide vahelise teabe ühendamiseks ja edastamiseks olla üks või mitu meeskonnaliikme rolli.

Sõltumata sellest, millistest ideedest te välja tulete, peavad juhid võtma oma aega ja teiste julgustamiseks normide kehtestamiseks ja säilitamiseks aega

Siinkohal tuleb esile tõsta ühte riski: kõik meeskonna liikmed peavad olema ettevaatlikud minimaalse või liiga informaalse suhtluse osas. E-kirjad või sõnumid, millele on ühemõtteline vastus, võivad jätta adressaadile tunde, et nende tööd / sisendit ei väärtustata, kui suhet, mis võimaldab kiiret mitteametlikku suhtlust, pole üles ehitatud.

- - - - - -

Loodetavasti on see käivitanud idee või kaks teie enda meeskondadele. Kommenteerige julgelt allpool muid ideid, millega olete tulnud.

Vahepeal hoolitsege!

Mosaiigi meeskond